Macam-macam Laporan

4. Macam-macam Laporan

Telah disinggung di atas bahwa ada laporan umum yang dibuat untuk kepentingan dunia usaha, dan ada pula laporan yang dibuat untuk kepentingan pendidikan. Laporan-laporan umum (untuk perusahaan dsb.) dapat dibagi-bagi lagi sesuai dengan bentuk dan maksudnya.


a. Laporan berbentuk Formulir Isian

Untuk menulis sebuah laporan yang berbentuk formulir isian biasanya telah disiapkan blangko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai. Laporan semacam ini biasanya bersifat rutin, dan seringkali berbentuk angka-angka. Walaupun laporan berbentuk angka-angka itu bukan merupakan tulisan, namun semua angka itu harus dilakukan dengan secermat-cermatnya.


b. Laporan berbentuk Surat

Bila sebuah laporan tidak banyak mengandung tabel, angka, atau sesuatu hal lain yang digolongkan dalam tabel dan angka, maka bentuk yang paling umum dipergunakan adalah laporan berbentuk surat. Laporan yang mengambil bentuk ini tidak banyak berbeda dengan sebuah surat biasa, kecuali bahwa ada sesuatu subyek yang ingin disampaikan agar dapat diketahui oleh penerima laporan. Bila penulis memutuskan untuk mempergunakan bentuk surat bagi laporannya, maka nada dan pendekatan yang bersifat pribadi memegang peranan yang penting, seperti halnya dengan surat-surat lainnya. Namun bentuknya biasanya jauh lebih panjang dari surat-surat biasa.

Sebuah laporan berbentuk surat dapat dipakai untuk menyampaikan segala macam topik. Walaupun demikian laporan itu harus disusun dan direncanakan dengan baik. Karena jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik, maka bentuk yang diambilnya juga dapat bervariasi, dari bentuk yang sangat formal sampai ke bentuk yang sangat informal. Tetapi mengingat bahwa topik yang dilaporkan itu seringkali bersifat permanen dan akan digunakan dalam kegiatan-kegiatan selanjutnya, maka sebaiknya laporan-laporan disampaikan dalam bentuk laporan yang lain.


c. Laporan berbentuk Memorandum

Dalam banyak hal laporan yang berbentuk memorandum (saran, nota, catatan pendek) mirip dengan laporan berbentuk surat, namun biasanya lebih singkat. Laporan berbentuk memorandum ini sering digunakan, dan biasanya dipergunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja. Walaupun memorandum sering mengandung konotasi "sesuatu yang bersifat darurat", namun tidak selalu demikian halnya. Ada juga memorandum yang memang dipakai untuk meminta sesuatu bahan yang segera diperlukan, tetapi dapat juga terjadi bahwa bahan laporan yang diberikan melalui memorandum itu seringkali bermanfaat untuk suatu laporan yang bersifat formal.


d. Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan

Laporan perkembangan (progress report) pada prinsipnya berbeda dari laporan keadaan (status report). Mula-mula istilah laporan perkembangan lebih populer, namun dewasa ini istilah laporan keadaan juga sama populernya dengan laporan perkembangan.

Menurut arti katanya laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan. Sebaliknya laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

Dengan demikian perbedaan antara kedua macam laporan itu terletak dalam segi aksentuasinya. Laporan perkembangan lebih menekankan apa yang sudah terjadi dari permulaan sampai saat laporan itu dibuat, sedangkan laporan keadaan lebih menekankan kondisi yang ada sebagai akibat dari kejadian-kejadian yang telah dicapai sebelumnya sampai saat laporan itu dibuat. Sebab itu kedua macam laporan itu tidak perlu dianggap mengandung informasi yang sangat berbeda. Sulit kiranya mengemukakan perkembangan-perkembangan yang telah dicapai, tanpa menyinggung sama sekali keadaan yang ada. Demikian pula kebalikannya, sukar untuk mengatakan keadaan sekarang tanpa menyinggung segala sesuatu yang telah terjadi sebelumnya.

Kadang-kadang perbedaan antara kedua macam laporan itu dibuat berdasarkan pertimbangan yang berlainan. Laporan status dipakai untuk laporan-laporan yang menyangkut sesuatu proyek yang akan segera diselesaikan. Sebaliknya laporan perkembangan dipakai untuk mengidentifikasi laporan-laporan yang menyajikan kemajuan-kemajuan yang telah dicapai untuk mencapai suatu tujuan yang umum.


e. Laporan Berkala

Laporan berkala atau laporan periodik dapat dibedakan dari laporan-laporan lain berdasarkan tujuannya. Laporan semacam ini selalu dibuat dalam jangka waktu tertentu. Bila laporan ini dibuat dalam hubungan dengan sebuah proyek, maka dapat juga dinamakan laporan perkembangan.

Dalam bentuk yang sederhana, laporan semacam ini dapat dibuat dalam bentuk formulir-formulir isian, atau dalam bentuk memorandum. Dari bentuk yang sederhana ini dapat diadakan penyempurnaan sehingga dapat diperoleh bentuk yang jauh lebih kompleks berupa laporan tahunan.


f. Laporan Laboratoris

Salah satu tujuan dari laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Sebab itu seringkali laporan ini hanya memuat percobaan-percobaan yang telah dilakukan. Hasil-hasil percobaan dilaporkan tanpa referensi mengapa laporan itu dibuat. Dalam hal-hal tertentu laporan itu bukan hanya menyajikan hasil kegiatan di laboratoria, tetapi juga harus menerapkan masalah-masalah khusus bahkan kegiatan-kegiatan yang diinginkan.

Dewasa ini, laporan laboratoris biasanya ditulis dengan cukup mengisi daftar isian yang telah distandarisasi. Namun demikian tidak ada suatu bentuk standard untuk semua instansi; tiap instansi menciptakan variasi-variasi yang dianggap paling sesuai dengan keperluannya. Pokok-pokok di bawah ini memperlihatkan unsur-unsur yang paling penting dari suatu kerangka laporan laboratoris:
(1) Halaman judul;
(2) Obyek, atau tujuan;
(3) Teori: menyangkut teori mana yang diterapkan;
(4) Metode: yang dimaksud dengan metode di sini adalah prosedur-prosedur yang ditempuh;
(5) Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode di atas;
(6) Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan;
(7) Kesimpulan;
(8) Apendiks;
(9) Data asli.

Seringkali pula terjadi bahwa tidak semua bagian di atas harus dilaporkan. Adakalanya teorinya tidak dijelaskan dalam laporan itu. Bila teori dan metodenya harus mengikuti standard tertentu, maka bagian ini pun dapat diabaikan. Sebaliknya hasil percobaan selalu harus disampaikan, walaupun tempatnya tidak selalu dalam urutan sebagai dikemukakan di atas. Bila hasil percobaan terdiri dari angka-angka, maka hasil tersebut dapat ditempatkan pada bagian terakhir bersama data. Hasil percobaan yang dilakukan kadang-kadang didiskusikan kadang-kadang juga tidak. Penempatan bagian diskusi ini kadang-kadang tersendiri, kadang-kadang bersama-sama hasilnya. Bila kesimpulan yang diperoleh itu merupakan satu-satunya kesimpulan yang akan dicapai, maka bagian itu dapat pula ditiadakan.


g. Laporan Formal dan Semi-Formal

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu sebagai yang akan disebutkan di bawah, sedangkan nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku-buku.

Dalam hubungan dengan istilah-istilah laporan formal, maka perlu dibedakan pula beberapa istilah yang saling berkaitan yaitu: laporan formal, laporan semi-formal, laporan non-formal, laporan formil dan laporan informil.

Laporan formal, sebagai sudah dikemukakan di atas, adalah laporan yang memenuhi semua persyaratan yang disebut di bawah ini. Bila ada satu atau dua syarat di bawah ini tidak dipenuhi maka laporan itu dinamakan laporan semi-formal. Sebaliknya semua jenis laporan yang telah disebut di atas, dan tidak memenuhi persyaratan-persyaratan di bawah, dinamakan laporan non-formal. Dengan memperhitungkan pula nadanya yang bersifat impersonal dan bahasa yang standard, maka laporan formal, laporan semi-formal dan laporan non-formal merupakan laporan yang bersifat resmi (formil). Bila laporan itu bersifat pribadi dan bentuknya mana suka sesuai dengan keinginan penulis maka laporan itu bersifat tak resmi atau laporan informil.

Ciri-ciri umum yang dijadikan pegangan untuk menetapkan apakah sebuah laporan merupakan laporan formal, adalah:
(1) Harus ada halaman judul;
(2) Biasanya ada sebuah surat-penyerahan;
(3) Walaupun tidak panjang, sebuah laporan formal selalu memiliki sebuah daftar isi;
(4) Ada sebuah ikhtisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan;
(5) Ada bagian yang disebut Pendahuluan, sebagai suatu informasi awal bagi pembaca;
(6) Bila ada Kesimpulan dan Saran (Rekomendasi) biasanya diberi judul tersendiri;
(7) Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda.
(8) Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal.
(9) Kalau perlu laporan formal disertai pula tabel-tabel dan angka-angka, baik yang terjalin dalam teks laporan, maupun dikumpulkan atau dilampirkan dalam satu bagian tersendiri.
(10) Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus.

Kadangkala laporan formal tidak harus mengikuti semua persyaratan di atas, namun yang paling penting adalah bentuk dan nadanya. Sebuah laporan formal dilihat dari tujuannya dapat merupakan laporan berkala, laporan perkembangan atau laporan keadaan. Bentuk yang akan menjadi ciri sebuah laporan formal adalah ciri sebagaimana terdapat pada sebuah buku yaitu: sampul, halaman judul, surat penyerahan, daftar isi, pendahuluan, isi laporan, kesimpulan, apendiks dan bibliografi.



Baca: Buku Komposisi Gorys Keraf