Isi Usul

4.2 Isi Usul

Isi usul memuat uraian yang terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dilakukan. Masalah-masalah yang akan dikerjakan itu berbeda-beda sifatnya, di samping itu situasinya pun tidak sama bahkan pada pekerjaan-pekerjaan yang dianggap sejenis. Oleh sebab itu perincian isi sebuah usul tidak perlu seragam. Demikian pula kemampuan dan pengalaman tiap orang atau badan yang menyampaikan usul itu berbeda-beda. Sehingga perincian dari usul-usul itu pun akan berbeda-beda dari sebuah badan ke badan yang lain, dari satu jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan yang lain, dari satu waktu ke waktu yang lain, malahan dari satu ke tempat yang lain.

Namun demikian beberapa topik di bawah ini selalu akan dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam isi sebuah usul.


a. Pembatasan Masalah

Pembatasan pengertian atas masalah yang dihadapi merupakan suatu hal yang pertama-tama harus dilakukan. Dengan batasan yang diberikan pada awal usul itu, dapat diletakkan landasan pengertian yang sama antara kedua belah pihak. Dalam hal ini penerima usul adalah orang atau badan yang telah menyampaikan penawaran kepada umum sehingga dengan sendirinya sudah mengetahui persoalannya; tetapi dapat juga penerima usul sama sekali belum menyadari adanya persoalan itu atau belum memikirkan persoalan itu.

Dalam hal yang pertama penulis usul tetap harus memberi batasan pengertian itu dengan tujuan memperlihatkan kepada penerima usul bahwa ia mengetahui dengan tepat masalah itu. Batasan yang tepat sama dengan pengertian yang ada pada pihak penerima usul akan menjadi pertanda bagi penerima usul bahwa penulis usul mengerti dan menguasai persoalannya. Sebaliknya bila usul itu semata-mata berasal dari inisiatif penulis, maka penulis usul harus berusaha sungguh-sungguh untuk meyakinkan penerima usul bahwa benar terdapat masalah yang harus diatasi demi kelangsungan hidup perusahaannya atau badan yang dipimpinnya.

Dalam kedua situasi tersebut, sudah seharusnya bila disiapkan suatu bagian yang khusus untuk memberi batasan secara jelas dan meyakinkan mengenai masalah tadi. Bagian ini bukan semata mengandung suatu batasan formal, tetapi juga penjelasannya, mencari kaitannya dengan situasi dan kepentingan perusahaan atau badan yang menerima usul itu, kepentingan mana yang secara langsung akan diperoleh, dan bagaimana pertaliannya dengan semua persoalan yang lain yang cepat atau lambat akan mempengaruhi badan atau lembaga yang menerima usul itu.


b. Latar Belakang

Sejarah atau latar belakang masalah yang diuraikan perlu pula dikemukakan. Apa yang terjadi sekarang atau nanti, tidak dapat terlepas dari perkembangan atau sejarahnya pada masa lampau. Demikian pula apa yang terjadi sekarang atau nanti tidak dapat terlepas dari latar belakang atau kondisi yang berada di sekitarnya. Jalan keluar yang disarankan hanya akan efektif kalau dipertimbangkan pula semua latar belakang dan sejarahnya. Semakin jelas pertalian masalah itu dengan semua persoalan sekitar akan lebih meyakinkan penerima usul.


c. Luas-Lingkup

Membatasi luas-lingkup persoalan yang dihadapi akan membawa manfaat sekurang-kurangnya dalam dua hal. Pertama penulis usul akan dapat melihat duduk persoalannya dengan jelas, sehingga dapat menyampaikan deskripsi yang konkrit dan jelas. Bagi penerima usul sebuah deskripsi yang konkrit dan jelas akan lebih mudah pula dilihat kebaikan dan kelemahannya. Baik penulis maupun penerima usul masing-masing akan menguji masalah itu dalam luas-lingkup yang dikemukakan itu dengan bahan-bahan literatur yang pernah ada.

Di pihak lain pembatasan luas-lingkup ini pun penting bagi penulis usul itu sendiri. Bila ia hanya mengajukan tawaran untuk mengerjakan proyek Jalan Raya Trans Sumatra tanpa pembatasan-pembatasan tertentu, maka ia harus menanggung semua risiko dan tuntutan dari pihak Departemen Perhubungan di kemudian hari, misalnya: pengertian Jalan Raya Trans Sumatra itu dari mana sampai di mana. Bila tidak jelas dapat dituntut untuk membuat jalan tersebut dari ujung utara pulau Sumatra sampai di ujung selatan. Juga pembatasan itu menyangkut aspek lain: berapa lebarnya, termasuk jembatan atau tidak dan berapa jumlahnya, jenis dan struktur jembatannya bagaimana, bahan yang akan digunakan, dan sebagainya. Bila penulis usul tidak memberi batasan-batasan itu, maka penerima usul akan melakukan tuntutan-tuntutan tertentu di kemudian hari.


d. Metodologi

Yang dimaksudkan dengan metolodi di sini adalah kerangka teoretis yang dipergunakan oleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan, atau mengatasi masalah yang dihadapi itu. Kerangka teoretis atau kerangka ilmiah merupakan metode-metode ilmiah yang akan diterapkan dalam pelaksanaan tugas itu. Melalui metode-metode yang digunakan, penerima usul dapat menilai apakah dapat diharapkan hasil yang memuaskan atau tidak pada tempat, dan kondisi tertentu.

Di lain pihak penerima usul akan mendiskusikan semua tawaran yang masuk pertama-tama dengan menilai kerangka teoretis yang disarankan untuk digunakan. Semakin komprehensif metodologi yang diusulkan untuk mengerjakan masalah yang dihadapi itu, semakin akan meyakinkan penerima usul. Masalah biaya dan sebagainya dapat dimasukkan dalam pertimbangan yang kedua.


e. Fasilitas

Untuk mengerjakan suatu pekerjaan diperlukan pula fasilitas-fasilitas tertentu. Badan atau perusahaan yang besar dan berpengalaman biasanya memiliki pula bermacam-macam fasilitas yang diperlukan. Di pihak lain memiliki fasilitas tersendiri akan lebih menekankan biaya, sehingga kalkulasi biaya yang disodorkan akan menjadi lebih murah, daripada kalau harus menyewa dari badan-badan lain.

Sebab itu penulis usul perlu menggambarkan pula bermacam-macam fasilitas yang dimilikinya untuk lebih meyakinkan lagi penerima usul bahwa tawaran mereka memang benar-benar serius dan mereka psati sanggup mengerjakannya dengan baik. Bagi yang tidak memiliki fasilitas sendiri ia dapat pula menggambarkan penggunaan fasilitas-fasilitas tertentu untuk melancarkan tugas yang diberikan kepadanya, tanpa mengganggu atau menuntut dari pihak penerima surat.


f. Personalia

Salah satu faktor yang memang turut diperhitungkan oleh penerima usul adalah susunan personalia dari badan yang menyampaikan usul itu. Sebab itu penulis usul harus menyertakan pula daftar susunan personalia, baik yang bekerja penuh maupun tidak, dengan gelar dan keahlian serta pengalamannya masing-masing. Bila perlu daftar personalia ini dilengkapi dengan riwayat hidup, pendidikan dan pekerjaan mereka. Bagi tenaga bantuan yang bukan tenaga tetap sebaiknya disertakan pula pernyataan kesediaan mereka untuk membantu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan itu.


g. Keuntungan dan Kerugian

Akan lebih meyakinkan lagi penerima usul, bila dikemukakan juga semua keuntungan yang akan diperoleh dari pekerjaan itu. Hal ini bukan sesuatu yang berlebihan, tetapi untuk meyakinkan penerima usul bahwa biaya yang akan dikeluarkan tidak akan sia-sia dengan hasil yang akan diperoleh. Keuntungan yang diperoleh dapat bersifat keuntungan yang memang langsung diharapkan, keuntungan sampingan, keuntungan immaterial, berupa perbaikan metode, penghematan dan sebagainya.

Akan lebih simpatik lagi bila penulis usul menyampaikan juga kerugian atau hambatan-hambatan yang akan dihadapi kelak. Seringkali orang takut mengemukakan keburukan atau kekurangan sesuatu yang ditawarkan, takut kalau tawaran atau usul mereka tidak diterima. Dalam jangka panjang hal ini sebenarnya merugikan badan itu sendiri. Namun bila hambatan atau kekurangan itu sudah digambarkan jauh sebelumnya, maka pertama-tama badan yang akan memberi pekerjaan itu sudah akan siap-siap jauh sebelumnya dan akan lebih mempercayai lagi badan yang melaksanakan pekerjaan itu.


h. Lama Waktu

Dalam usul juga harus dijelaskan lama waktu pekerjaan itu akan diselesaikan. Bila pekerjaan itu terdiri dari tahap-tahap pekerjaan, maka tahap-tahap itu perlu diberikan dengan perincian waktu penyelesaian masing-masing.


i. Biaya

Biaya merupakan salah satu topik yang juga akan sangat diperhatikan penerima usul. Namun bagi badan penerima usul yang baik kedudukannya, kualitas pekerjaan merupakan hal yang lebih diutamakan. Bagaimanapun juga perincian biaya harus benar-benar digarap dalam usul ini sehingga dapat meyakinkan penerima usul.

Yang lebih diinginkan agar semua pos pembiayaan diberikan perincian tersendiri. Perincian itu dapat dibagi untuk: upah, alat perlengkapan, belanja barang, rupa-rupa, biaya umum.


j. Laporan

Untuk mengikuti tahap pelaksanaan dengan cermat, penulis usul juga memperkirakan tahap-tahap pelaporan kemajuan pekerjaan yang akan dikerjakannya itu. Di samping laporan-laporan menurut tahap kemajuan yang dicapai, kapan akan diserahkan laporan terakhir sesudah pekerjaan itu dirampungkan.


Baca: Buku Komposisi Gorys Keraf