Bagian Pelengkap Pendahuluan

4.1 Bagian Pelengkap Pendahuluan

Beberapa bagian yang mutlak perlu dimasukkan dalam bagian pelengkap pendahuluan ialah surat pengantar atau memorandum pengantar, halaman judul, ikhtisar atau abstrak, daftar isi, dan penegasan permintaan.


a. Surat Pengantar atau Memorandum Pengantar

Surat pengantar atau Memorandum pengantar fungsinya sama dengan penyerahan atau surat pengantar pada sebuah laporan. Surat pengantar sebuah usul antara lain berisi: alasan-alasan mengapa penulis menyampaikan usul itu dengan mengacu kepada surat, pertemuan, atau iklan, yang menawarkan kepada umum untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Untuk menanggapi penawaran itu, penulis mencoba mengadakan identifikasi atas usul-usulnya, serta menyampaikan garis-garis besar dari usul yang dirancangkannya itu. Dalam surat pengantar ini ditegaskan juga keinginan penulis untuk melaksanakan pekerjaan itu, atau bersedia menyampaikan pemikiran dan saran untuk mencari jalan keluar bagi masalah yang dihadapi itu.




b. Sampul dan Halaman Judul

Sampul dan halaman judul sebenarnya berbeda. Namun supaya pembaca dapat melihat dengan segera apa isi suatu buku atau sebuah dokumen, maka sampul buku atau dokumen itu diberikan pula teks seperti tertera pada halaman judul, sebagai salah satu bagian dari halaman-halaman pendahuluan.

Pada sampul atau halaman judul dicantumkan identifikasi jenis tulisan ini yaitu usul, judul usul, nomor pengenal kalau ada, yang biasanya dihubungkan dengan nomor penawaran. Di bawahnya lagi dicantumkan tanggal penyerahan dan tanggal akhir penyelesaian tugas yang akan dikerjakan. Kadang-kadang dicantumkan juga tanggal usul itu tidak berlaku lagi. Unsur terakhir ini biasanya dimasukkan dalam surat pengantar. Akhirnya dimasukkan pula nama, gelar, alamat orang atau organisasi yang menyampaikan usul itu.

Misalnya, berdasarkan sebuah penawaran, PT Gegap Gempita menyampaikan sebuah usul kepada Departemen Perhubungan dengan keterangan yang dicantumkan pada halaman judul sebagai berikut:


Masalah penempatan teks itu diserahkan kepada penulis. Namun yang perlu diperhatikan adalah judul itu harus kelihatan menarik.


c. Ikhtisar atau Abstrak

Ikhtisar atau abstrak menyampaikan inti sari dari masalah dan cara pemecahan yang disampaikan dalam usul tersebut. Penerima usul kadang-kadang tidak mempunyai waktu yang cukup untuk membaca seluruh usul itu. Tetapi ia memerlukan suatu gambaran singkat tentang cara dan teknik pemecahan yang diusulkan oleh badan atau penulis usul. Karena pertimbangan tersebut, penulis usul selalu menyertakan bagian ini. Isinya tidak perlu panjang lebar, cukup satu sampai tiga halaman, sebanding dengan besarnya usul tersebut.


d. Daftar Isi

Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul utama dan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh usul itu. Dengan demikian penerima usul dengan mudah dapat mencari bagian tertentu bila ia tertarik untuk melihat bagian yang bersangkutan.


e. Penegasan Permohonan

Penegasan mengenai permintaan dapat dimasukkan dalam ikhtisar. Tetapi bila usul yang disampaikan itu cukup panjang, lebih baik bagian ini diberikan tempat tersendiri.

Bila dijadikan bagian terpisah, maka bagian ini akan berisi: siapa yang akan melaksanakan pekerjaan itu, jenis pekerjaan apa saja yang akan dilakukan, besarnya biaya yang diperlukan, kapan mulai dikerjakan, berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan itu.

Biasanya orang atau panitia yang ditugaskan untuk menilai semua usul yang masuk, sering mempergunakan bagian ini untuk memberikan penilaian usul mana yang dapat diterima. Sebab itu perumusan bagian ini harus koheren dengan isi seluruh usul yang disampaikan itu.




Baca: Buku Komposisi Gorys Keraf