Struktur Laporan Formal

5. Struktur Laporan Formal

Seperti halnya dengan tulisan-tulisan atau karangan pada umumnya, laporan harus disampaikan dalam bentuk dan struktur yang baik. Bentuk lebih banyak dipertalikan dengan cara pengetikan dan penyusunan, sedangkan struktur lebih dipertalikan dengan organisasinya. Struktur laporan, seperti juga karangan lainnya yang berbentuk buku harus meliputi unsur-unsur berikut. Unsur-unsur tersebut dapat disusun menurut kedua variasi berikut:

A Halaman Judul Surat Penyerahan Daftar Isi Ikhtisar atau Abstrak Pendahuluan Isi Laporan Kesimpulan Saran (Rekomendasi) Apendiks Bibliografi

B Halaman judul Surat Penyerahan Daftar Isi Ikhtisar atau Abstrak Kesimpulan Saran (Rekomendasi) Pendahuluan Isi Laporan Apendiks Bibliografi

Seperti tampak dari bagan di atas, Pendahuluan dan Isi Laporan dapat mendahului Kesimpulan dan Saran. Bentuk yang kedua dibuat dengan pertimbangan bahwa yang paling penting bagi penerima laporan adalah Kesimpulan dan Saran. Pendahuluan dan Isi Laporan hanya mempunyai fungsi umum yaitu sebagai bahan ilustrasi atau bahan penjelasan.


a. Halaman Judul

Halaman judul biasanya pertama-tama memuat pokok atau topik laporan, kedua, orang atau badan yang akan menerima laporan, ketiga, orang atau badan yang membuat laporan, dan keempat, penanggalan laporan.

Halaman judul hanya merupakan suatu label, sebuah etiket pengenal. Sebab itu jangan mempergunakan judul yang terlalu panjang, yang hanya akan mengaburkan pokok persoalan yang akan dilaporkan.

Sebuah laporan yang bersifat rutin atau berkala, tidak memerlukan halaman judul. Penjelasan mengenai laporan bulanan, tigabulanan, tahunan, dan sebagainya, sudah menunjukkan bahwa laporan tersebut merupakan laporan rutin atau laporan berkala.


b. Surat Penyerahan

Suray penyerahan (letter of transmittal) berfungsi sebagai Kata Pengantar pada sebuah buku. Sifatnya dan panjangnya berbeda-beda sesuai dengan tujuan dan sifat topiknya. Suatu laporan yang bersifat rutin, mungkin cukup bila Surat Penyerahannya dirumuskan dalam satu atau dua kalimat. Di pihak lain Surat Penyerahan bisa menggantikan kedudukan Kesimpulan atau ikhtisar dari sebuah laporan.

Surat penyerahan biasanya mengandung fakta yang minimal diperlukan untuk membangkitkan perhatian pembaca terhadap laporan itu. Misalnya mengadakan identifikasi terhadap suatu proyek, atau menekankan pokok-pokok tertentu dari laporan itu. Dalam Surat penyerahan dapat pula dicantumkan luas-lingkup dan batas-batas masalah yang dilaporkan, di mana dan bagaimana memperoleh informasinya, dan bagaimana pula laporan itu ditulis. Dan akhirnya Surat penyerahan juga memuat nama dan tanda tangan dari penulis laporan.

Karena Surat penyerahan ini merupakan suatu bentuk komunikasi yang sangat bersifat pribadi dari penulis kepada penerima laporan, maka penulis dapat mempergunakannya juga untuk menyampaikan ucapan terima kasihnya kepada badan-badan atau perorangan yang telah memberi bantuan, dan akhirnya dipakai pula untuk menyatakan harapannya tentang bermanfaatnya laporan itu pada masa-masa mendatang.


c. Daftar Isi

Pada prinsipnya daftar isi laporan sama dengan daftar isi buku. Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu. Dengan demikian para pembaca atau penerima laporan dapat segera mengetahui apa isi laporan itu. Pokok-pokok yang paling penting kedudukannya ditempatkan semakin ke kiri, sebaliknya semakin berkurang kepentingannya ditempatkan semakin ke kanan. Penggunaan angka-angka atau huruf-huruf sebagai penanda tingkatan judul sesuai dengan teksnya, akan lebih memudahkan pembaca mengenal struktur laporan itu.


d. Ikhtisar dan Abstrak

Pengertian ikhtisar (summary) dan abstrak (abstract) seringkali menimbulkan masalah tersendiri, karena tidak ada kesepakatan umum mengenai pengertian kedua istilah itu. Bila dianggap penggunaan istilah itu dapat menimbulkan kesulitan pemahaman, maka hal itu dapat diatasi dengan memberi batasan istilah-istilah itu terlebih dahulu sebelum dipergunakan. Namun demikian perlu pula diberi pegangan tentang pengertian istilah-istilah tersebut yang secara luas diterima dewasa ini.


1. Abstrak (Absctract)

Abstrak adalah suatu bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca-pembaca aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai aspek-aspek itu.

Sebuah asbtrak dengan pengertian ini dapat dibuat untuk sebuah laporan atau untuk semua jenis tulisan yang lain. Jika ditulis sebagai suatu bagian dari laporan, maka bagian inilah yang mula-mula dihadapi pembaca, agar segera ia mengetahui aspek-aspek mana yang ditulis dalam laporan itu, tanpa mempersoalkan bagaimana pandangan penulis laporan mengenai aspek-aspek tersebut. Sesuai dengan sifatnya itu, abstrak merupakan bagian yang berdiri sendiri. Abstrak-abstrak semacam ini seringkali muncul dalam penerbitan-penerbitan khusus, untuk menyampaikan informasi mengenai suatu masalah kepada para pembaca.

Di samping istilah abstrak masih dijumpai istilah-istilah berikut: abstrak deskriptif dan abstrak informatif. Abstrak deskriptif dipakai dengan pengertian yang sama seperti dikemukakan di atas. Sebaliknya abstrak informatif dipakai dengan pengertian yang sama seperti ikhtisar seperti yang akan diterangkan di bawah.


2. Ikhtisar (summary)  

Pengertian ikhtisar, sekurang-kurangnya ikhtisar dalam hubungan dengan laporan, merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat. Walaupun bentuk ikhtisar itu singkat, namun tidak sesingkat abstrak. Bila abstrak hanya menyampaikan aspek-aspek mana saja yang dikemukakan dalam laporan, maka ikhtisar memasukkan pula informasi mengenai aspek-aspek itu. Bila perbedaan antara abstrak dan ikhtisar ditinjau dari unsur-unsur pembentuk tema (lihat bab mengenai Ringkasan dan Tema) maka abstrak hanya mengandung topik persoalan, sedangkan ikhtisar mengandung topik persoalan dan tujuan yang akan dicapai melalui topik tadi.

Seperti halnya dengan abstrak, ikhtisar sebuah laporan ditempatkan pada awal laporan dan dapat pula berdiri sendiri. Ia merupakan bagian yang sangat penting sesudah kesimpulan dan rekomendasi. Itulah sebabnya semua penerima laporan itu, cukup membaca ikhtisarnya kalau ingin menyegarkan kembali ingatannya mengenai laporan itu. Atau untuk memahami seluruh laporan dengan lebih cermat, seorang pembaca menganggap lebih dahulu harus membaca ikhtisarnya. Untuk mengetahui peminat peminat yang riil mengenai laporan yang lengkap, biasanya mula-mula ikhtisar laporan itu disebar-luaskan. Mereka yang menginginkan laporan yang lengkap dapat memintanya langsung dari badan yang berhak atas laporan itu.

Kesingkatan yang merupakan ciri dari sebuah ikhtisar dibuat dengan meninggalkan pendahuluan, perincian, contoh ilustratif, dan lain-lain, kecuali gagasan-gagasan utama. Hubungan antara ikhtisar dan laporan lengkap sama dengan hubungan antara sebuah kalimat topik dan sebuah alinea. (Lihat lebih lanjut uraian mengenai Ringkasan dan Ikhtisar).


e. Pendahuluan

Karena laporan merupakan sebuah dokumen yang akan disimpan dan berguna pada masa-masa mendatang, maka semua hal-ihwal atau latar belakang yang mempunyai sangkut-paut dengan isi laporan harus dikemukakan pula secara jelas.

Sebagai bahan untuk menyusun Pendahuluan sebuah laporan atau unsur yang dianggap sebagai latar belakang dari masalah yang akan dilaporkan dapat dikemukakan beberapa hal berikut: tujuan laporan; mengapa sebuah laporan itu ditulis; siapa yang menyuruh atau memerintahkan untuk membuat laporan itu; siapa saja yang ditugaskan untuk menyelidiki masalah tersebut dan melaporkannya, perseorangan atau satuan tugas, siapa yang memimpin satuan tugas; wilayah-wilayah mana saja yang tercakup; kapan tugas itu mulai dilaksanakan dan kapan berakhir, dan di mana serta bagaimana penulis laporan mendapatkan informasi mengenai masalah tersebut.

Atau cara lain adalah judul Pendahuluan itu dibagi-bagi atas beberapa judul bawahan yang masing-masing dijelaskan lebih lanjut dalam satu atau dua alinea. Judul bawahan tersebut misalnya: Maksud dan Tujuan, Luas Lingkup, Sumber Informasi, Autorisasi, kapan tugas dilaksanakan. Bila ada Surat Penyerahan maka penjelasan mengenai satuan tugas dan waktu pelaksanaan dapat dimasukkan dalam bagian itu.

Misalnya ada suatu daerah dilanda wabah kolera. Berdasarkan laporan yang masuk, resmi atau tidak resmi, sebuah satuan tugas Departemen Kesehatan diberangkatkan untuk meneliti dan melihat dari dekat kebenaran laporan itu. Dalam penyusunan laporan, maka hal-hal yang dapat dimasukkan dalam Pendahuluan adalah: berita mengenai wabah tersebut, perintah untuk melaksanakan penelitian, tujuan melaksanakan penelitian sesuai dengan Surat Perintah yang telah dikeluarkan, siapa yang memberi perintah, siapa saja yang ditugaskan, kapan tugas itu dijalankan dan kapan berakhir.


f. Isi Laporan

Isi Laporan menyangkut inti persoalan, dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut. Sebab itu isi laporan dapat meliputi: hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum satuan tugas melaksanakan kewajibannya, semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalahnya, pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan.

Bila kita mengambil kasus wabah kolera sebagai telah dikemukakan di atas, maka isi laporan akan meliputi: luas wilayah yang diserang wabah kolera, situasi daerah yang ada kaitannya yang sangat erat dengan keputusan atau kebijaksanaan yang akan diambil, jumlah penduduk beserta penyebarannya; pusat-pusat kesehatan yang terdapat dalam wilayah tersebut, jumlah tenaga medis dan para medis, persediaan obat, fasilitas pengangkutan; bilamana wabah itu mulai, di mana dan bergerak ke mana, jumlah penderita, jumlah korban yang telah meninggal; tindakan mana yang telah diambil dan bagaimana hasil yang telah diperoleh; bagaimana partisipasi dari pemerintah setempat beserta sikap masyarakat tentang wabah itu secara khusus atau terhadap kesehatan secara keseluruhan, dan bagaimana sikap mereka terhadap higiene dan sanitasi lingkungan pada umumnya.

Agar isi laporan dapat mencapai sasaran dan tidak ada hal-hal yang dilupakan, sebaiknya penulis laporan membuat suatu rencana (kerangka) yang jelas dan logis serta terarah. Fakta-fakta yang diajukan hendaknya dapat dipercaya, obyektif, jelas, lengkap dan selalu diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai. Suatu laporan yang bersifat ilmiah dapat pula mengacu kepada sejumlah karya atau tulisan ilmiah lainnya.


g. Kesimpulan dan Saran 

Seringkali pemberi tugas atau penerima laporan tidak dapat membaca seluruh laporan karena harus mengambil tindakan segera, atau karena kesibukan-kesibukan yang dihadapinya. Oleh sebab itu yang penting baginya adalah Kesimpulan dan Saran-saran yang diajukan oleh pembuat laporan, beserta abstrak atau ikhtisar yang disampaikan oleh pembuat laporan tersebut. Berdasarkan abstrak atau ikhtisar beserta kesimpulan dan saran-saran itu penerima laporan harus segera mengambil tindakan-tindakan yang tepat.

Kadang-kadang ada hal yang tidak dapat dirumuskan dalam kesimpulan, tetapi dapat muncul dalam saran-saran. Pembuat laporan bukan hanya sekedar mengetahui fakta-fakta, tetapi menghayati serta merasakan pula masalahnya. Sehingga saran-saran itu sangat diperlukan oleh orang yang akan mengambil keputusan mengenai masalah tersebut. Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta, dan lebih banyak mempersoalkan hubungan-hubungan logis, sebaliknya saran-saran merupakan langkah atau alternatif-alternatif mana yang dapat diambil supaya masalah itu dapat diatasi sebaik-baiknya. Dengan demikian saran-saran banyak atau sedikit dipengaruhi oleh sentuhan-sentuhan emosional.

Bentuk kesimpulan tergantung pula dari isi laporan serta urutan penyajiannya. Dengan memperhatikan wabah kolera sebagai dasar, maka kesimpulan laporan itu akan berkisar pada masalah: apakah wabah itu akan bergerak terus atau tidak; perlu tidaknya menambah fasilitas darurat berupa klinik darurat, unit mobil, bagaimana peranan pemerintah daerah dan masyarakat setempat, dan apa lagi yang diharapkan dari mereka; perlu tidaknya mengikut-sertakan sebuah satuan tugas penerangan. Apa yang harus dilakukan masyarakat di kemudian hari untuk mencegah terulangnya wabah tersebut.


h. Bagian Pelengkap

Pada umumnya sesudah menyampaikan kesimpulan dan saran, laporan itu secara definitif juga selesai. Tetapi seringkali ada beberapa bagian tambahan yang dianggap perlu ada untuk melengkapi laporan itu. Bagian yang perlu dimasukkan untuk melengkapi laporan itu adalah Apendiks (lampiran-lampiran, termasuk di sini Surat Perintah atau Surat Tugas bagi orang yang membuat laporan itu, foto-foto, peta) dan bibliografi bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan-bahan pustaka.



Baca: Buku Komposisi Gorys Keraf